Coaching & Councelling

Oleh : C.Richard Mandalora
I. Kontribusi Coaching & Concelling Dalam Peningkatan Kompetensi SDM

Keberadaan Karyawan dalam suatu organisasi mempunyai peran yang sangat strategis untuk melaksanakan tugas dan kegiatan organsiasi dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun jatidiri seorang karyawan yang berguna dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan adalah karyawan yang penuh kesetiaan dan ketaatan terhadap organisasi, serta bersatu padu, bermental baik, berwibawa, kuat, berdaya guna, berhasil guna, bersih, berkualitas tinggi, sadar akan tanggung jawabnya.
Salah satu wujud pendekatan dalam upaya pengembangan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia dalam organisasi adalah dengan melalui Coaching dan Conselling. Sebab Coaching dan Conselling merupakan sarana peningkatan kemampuan dan kinerja karyawa, ini berarti mempunyai arti penting dalam upaya mengembanagkan karyawan yang berkualitas. Karyawan yang berkualitas dalam arti memiliki kemampuan, kecakapan dan keterampilan kerja yang baik pada saat ini memang sangat diperlukan, sejalan dengan semakin kompleksnya beban diorganisasi. Lemahnya kualitas sumber daya karyawan tentu juga akan mengakibatkan lemahnya organisasi.
Coaching mengajarkan keterampilan teknis atau keterampilan managerial (soft skill). Keterampilan dan sikap untuk membantu “pekerja” (dalam hal ini karyawan) untuk mengelola kegiatan mereka sendiri dengan menggunakan keterampilan mereka sendiri. Dari pengertian ini dapat ditarik batasan bahwa manajer sebagai coach adalah the expert. Artinya, pusat dari keterampilan pada skill coaching ada pada diri manajer. Manajer bertindak untuk mendemonstrasikan seluruh skills dan experience mereka agar dapat diidentifikasi oleh karyawannya. Sehingga berkontribusi bagi karyawan dan atasan.
Manajer menggunakan coaching untuk masalah kinerja berkaitan keterampilan/ kompetensi teknik / pekerjaan. Manajer menggunakan counseling untuk masalah kinerja berkaitan masalah sikap, mental, kepribadian, attitude, dll. Sebagai ilustrasi, coaching ditujukan untuk pemain basket yang “belum tahu bagaimana melempar bola yang bagus” sehingga bolanya luput masuk ke keranjang
Sementara counseling ditujukan untuk pemain basket yang “sudah tahu bagaimana melempar bola yang bagus namun belum bisa menghilangkan kerisauan anaknya yang akan dioperasi” sehingga bolanya pun luput masuk ke keranjang.
Selain meningkatkan produktifitas, data hasil coaching & counseling juga merupakan sumber data yang sangat bermanfaat dalam rangka succession planning. Melalui konseling kita dapat mengetahui kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) konselee / karyawan. Data - data tersebut dapat direkam untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam perencanaan promosi. Sejarah perkembangan kematangan karyawan dapat pula diketahui melalui ringkasan hasil konseling yang dikirim ke HRD. Melalui coaching & counseling kita dapat menjadikannya sebagai wahana untuk mengoptimalkan pengembangan diri dan performa karyawan.
Counseling ialah sekumpulan teknik, keterampilan dan sikap untuk membantu dalam hal ini karyawan untuk mengelola permasalahan mereka sendiri dengan menggunakan sumber-sumber daya mereka sendiri. Dari pengertian ini dapat ditarik batasan bahwa manajer sebagai konselor bukanlah penyelamat, tetapi fasilitator. Bukan menolong tetapi memberikan bantuan sumber daya. Artinya, pusat dari masalah dan penyelesaiannya ada pada karyawan. Manajer hanya bertindak merefleksikan diri dalam perasaan dan pikiran karyawan, dan berbekal pengalaman dan wawasan, setelah itu menantang karyawan untuk menyelesaikan masalahnya sendiri.
Pada pokoknya, counseling difokuskan pada segala masalah menyangkut pekerjaan. Bila karyawan memiliki permasalahan di pekerjaan layak untuk di-counseling. Masalah pribadi atau keluarga bilamana mengganggu performa kerja juga layak dibahas dalam konseling. Bila manajer tidak dapat mengatasi masalah yang klinis, manajer dapat merekomendasikan karyawan ke konselor organisasi.
Maka dapat disimpulkan kontribusi Coaching and Conselling dalam peningkatan kompetensi SDM adalah :
1. Untuk Karyawan
- Meningkatkan komitmen karyawan untuk berhasil.
- Meningkatkan motifasi dan inisiatif.
- Meningkatkan kualitas kerja.
- Meningkatkan kreativitas dan inovasi kerja.
- Meningkatkan kekompakan tim.
2. Untuk Atasan
- Memungkinkan pendelegasian kerja.
- Meningkatkan prestasi dalam mengembangkan karyawan.
- Proses penilaian prestasi dan pelaksanaan evaluasi.
Apa yang perlu di-coaching-kan? Kalau mengacu pada standar yang umum, yang perlu di-coaching-kan adalah hard skill dan soft skill (istilah lain: soft competency dan hard competency, job skill dan mental skill). Meski sedemikian rupa coaching itu pada hakekatnya dibutuhkan, tetapi prakteknya masih belum banyak yang melakukan. Beberapa hal yang kerap menghambat terlaksananya kegiatan yang mulia ini, misalnya:
1. Budaya menghakimi / memarahi.
Kita langsung memarahi karyawan saat melakukan kesalahan. Marah terkadang tidak bisa dihindari tetapi yang kerap kita lupakan adalah apa yang kita lakukan setelah marah. Kalau yang kita lakukan membenci atau menjauhi, tentu akan berbeda efeknya dengan ketika yang kita lakukan setelah itu adalah mendekati.
2. Budaya membiarkan.
Kita membiarkan karyawan bekerja sendiri-sendiri karena kita malas atau tidak peduli dengan skill mereka. Membiarkan seperti ini tentu berbeda dengan membiarkan yang punya pengertian memberi kesempatan untuk mandiri dalam menerapkan pengetahuan
3. Budaya mengerjakan sendiri.
Kita menangani sebagian besar pekerjaan dan enggan untuk mendelegasikannya kepada yang lain karena kurang percaya
4. Budaya mengharapkan hasil yang instan.
Kita mengharapkan hasil yang instan dari apa yang kita instruksikan pada mereka.
5. Budaya arogansi .
Kita menjaga jarak dengan karyawan untuk melindungi gengsi atau kita enggan turun ke bawah. Umumnya kita, semakin tinggi jabatan atau posisi, justru semakin jauh dari realitas yang bersentuhan langsung dengan manusia dan masalahnya di bawah.

II. Jelaskan Masing-Masing Jenis Coaching Uraikan Kelebihan Dan Kekurangan

Coaching adalah pembinaan. Secara teoritis, coaching adalah proses pengarahan yang dilakukan atasan / senior untuk melatih dan memberikan orientasi kepada bawahanya tentang realitas di tempat kerja dan membantu mengatasi hambatan dalam mencapai prestasi kerja yang optimal. Kegiatan ini akan sangat tepat diberikan kepada orang baru, orang yang menghadapi pekerjaan baru, orang yang sedang menghadapi masalah prestasi kerja atau orang yang menginginkan pembinaan kerja. Tujuannya adalah untuk memperkuat dan menambah kinerja yang telah berhasil atau memperbaiki kinerja yang bermasalah. Tujuan dan manfaatnya adalah :
- Memberikan penjelasan tentang cara-cara membina karyawan sebagai upaya mengembangkan ketrampilannya.
- Memberikan penjelasan bahwa bimbingan dapat membantu karyawan mengatasi hambatan dalam berprestasi
- Memberikan penjelasan kriteria membina atau membimbing
- Memberikan pedoman dalam memberi umpan balik yang efektif
- Membantu merencanakan implementasi dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip membina dan membimbing yang efektif.
Menurut jenisnya coaching dibagi menjadi dua jenis yaitu :
A. Authoritative (lebih menunjukan otoritas), Adalah gaya coaching dari seseorang yang memiliki tingkat posisi, jabatan, pengalaman dan pendidikan yang dipandang lebih tinggi dari bawahan atau lawan bicaranya. Hubungan yang bersifat top-down.
Kelebihan Jenis ini :
- Dapat memberikan arahan dengan cepat kepada sasaran yang dituju.
- Memberikan kejelasan otoritas dan kewenangan.
- Memperlihatkan dengan jelas garis komando/perintah kepada suatu hal.
- Tidak memberikan peluang tentang perasaan dan hubungan pribadi.
Kekurangan Jenis ini :
- Tidak memberikan peluang adanya sentuhan humanis.
- Jika atasan tidak kompeten akan memberikan pengarahan yang justru salah.
Coaching jenis ini terdiri dari:
- Prescriptive (giving direction).
- Informative (giving Information).
- Confronting (challenging Supportive).
B. Facilitative (lebih menunjukan hubungan sosial/humanis),
Adalah gaya coaching yang terjadi bisa secara horisontal, vertikal, bottom up, atau top down, yang dominan dilaksanakan untuk membantu individu yang menghadapi masalah.
Kelebihan Jenis ini :
- Dapat memberikan arahan secara lebih humanis.
- Memberikan bantuan terhadap permasalahan lebih secara interpersonal.
- Memperlihatkan dengan jelas perasaan keperdulian antar sesama.
Kekurangan Jenis ini :
- Jika dilakukan pada keadaan yang benar dapat mengakibatkan hubungan secara pribadi.
- Jika atasan tidak kompeten akan memberikan pengarahan yang justru salah.
Coaching jenis ini terdiri dari:
- Cathartic (Expressing Feeling).
- Catalytic (Encourage Self-discover)
- Supportive (Affirming worth, self esteem)
Banyak sekali manfaat yang akan kita terima dari proses meningkatkan kemampuan membina dan membimbing. Keterampilan ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan situasi kerja, seperti program orientasi dan pelatihan karyawan yang lebih sesuai, memperjelas tanggung jawab dan standar prestasi, memberikan panduan yang lebih baik bagi karyawan yang akan beralih pekerjaan serta memberi motivasi yang lebih baik melalui pemberian umpan balik.

III. Uraikan Hubungan Antara Pendekatan & Tehnik Coaching Dalam Praktek DiLapangan.

Pendekatan dalam Coaching dapat diuraikan sebagai berikut:
Pendekatan Langsung :
- Bertumpu pada data yang dikumpulkan coach
- Substansi bersangkut paut dengan isi intelektual.
- Lebih bnyak tepusat pada hal yang ilmiah.
- Terutama berhubungan dengan bidang pendidikan, jabatan atau jurusan.
- Menitikberatkan pada masalah yang dihadapi karyawan.
Pendekatan Tidak Langsung :
- Bertumpu pada data yang dikemukakan karyawan.
- Bersangkut paut dengan isi kehidupan emosi.
- Lebih banyak terpusat pada hubungan antar manusia.
- Terutama berhubungan dengan perorangan/kelompok.
- Menitikberatkan pada proses wawancara.
Pendekatan Eklektik :
- Bertumpu pada data yang dikumpulkan coach dan dikemukakan oleh karyawan.
- Bersangkut paut dengan isi intelektual dan kehidupan emosi.
- Melibatkan pendekatan ilmiah atau hubungan antar manusia.
- Meliputi pendidikan, jabatan atau jurusan dan bidang perorangan/sosial.
- Menitikberatkan pada masalah pengembangan dan proses interaksi.
Sedangkan dalam coaching terdapat beberapa jenis umpan balik yang dijelaskan sebagai berikut :
- Teknik diam: Tidak memberikan tanggapan, Tidak berkata apa-apa, berarti berita buruk, Menjaga kondisi tidak berubah (status quo), Menurunkan rasa percaya diri, Menurunkan prestasi (jangka panjang), Menghindari hal tidak pasti saat penilaian , Menyebabkan paranoid & rasa tidak aman.
- Teknik Kritik (Konotasi Negatif) : Tunjukkan perilaku / hasil dibawah standar, Hentikan perilaku/prestasi tidak sesuai, Hasil pekerjaan yang tidak sesuai harapan, Hanya berakibat pada jangka pendek, Pembelaan diri, lari dari tanggung jawab, Cenderung menghilangkan perilaku baik, Menurunkan rasa percaya diri & harga diri, Menghindari pertemuan dengan manajer, Memusuhi, Menurunkan motivasi.
- Teknik Nasihat : Menunjukkan terjadi perilaku atau hasil baik, pertahankan di masa mendatang, Mempertahankan/mengubah perilaku/hasil untuk mencapai prestasi, Meningkatkan rasa percaya diri, Meningkatkan hubungan pertemuan, Meningkatkan kinerja.
- Teknik Memperkuat (Positif): Menunjukkan perilaku/hasil yang diinginkan (Memenuhi standar atau melampauinya), Meningkatkan hasil kerja diinginkan, Meningkatkan rasa percaya diri, Meningkatkan prestasi, Meningkatkan motivasi, Meningkatkan semangat untuk tugas baru.
Hubungan antara Pendekatan dan teknik Coaching dilapangan adalah :
Dalam diagram diatas adalah memberikan gambaran bagaimana proses komunikasi tidak hanya menggunakan kata-kata yang tepat saja yang memiliki arti bagi orang yang diajak berkomunikasi, namun komunikator juga harus mengetahui keadaan “status ego” dari lawan bicaranya atau penerima pesan yang sedang dominan saat itu. Penting bagi kita untuk mengetahui hal tersebut agar pendekatan yang diambil dapat tepat, sehingga kegiatan coaching yang dilakukan akan lebih tepat dan effisien.

IV. Kualifikasi Untuk Menjadi Seorang Coach & Concellor.

Tiga skill utama bagi seorang atasan dalam coaching & counseling meliputi :
1. Skills mendengarkan dengan baik (ketika menemukan masalah),
2. Skill mendefinisikan masalah dengan baik (agar menemukan penyebab sebenarnya) dan
3. Skill memfasilitasi dan berupaya penemuan solusi.
Tugas atasan ialah membantu mengoptimalkan sumber daya bagi bawahannya untuk menyelesaikan masalah atau mencapai targetnya. Membina dan membimbing merupakan ketrampilan yang dapat dipelajari dari praktek, melalui kegigihan dan kesabaran. Bila kita memang memiliki keinginan yang kuat untuk mengembangkan dan memberikan dukungan moral kepada orang lain, ditambah dengan kedisiplinan kita dalam mengimplementasikan pedoman-pedoman tertentu maka kita akan menjadi hebat dibidang ini.
Terdapat beberapa ciri coach yang efektif yaitu :
- Memiliki ketrampilan berkomunikasi.
- Memiliki sentuhan humor, tulus dan jujur.
- Memiliki minat yang tulus terhadap kesejahteraan orang lain.
- Menghargai pengaruh kebudayaan.
- Bisa memahami permasalahan klien.
- Terbuka akan saran dan perubahan.

Kesimpulan Akhir Keseluruhan
Bagaimana mengarahkan & menginspirasi agar semua tim (pekerja) bergerak maju ke satu arah [menggerakkan tim kerja] menuju business goals, adalah juga tugas utama pemimpin. ”Leader” juga inspirator dan juga motivator bisnis. Mengubah yang demotivasi menjadi termotivasi, adalah tugas utama pemimpin. Ini juga bukan lagi pekerjaan HRD Manager.
Mengembangkan manusia melalui coaching & counseling, juga harus jadi tugas utama pemimpin. Beberapa perusahaan maju, memakai istilah C&C untuk coaching & counselling. ”Leader” oleh karenanya juga seorang ”coach”. Ini juga bukan pekerjaan HRD Manager lagi.
Pemimpin bertugas membina manusia dibawah kewewenangnya, jika pemimpin benar-benar menjalankan fungsinya membina timnya, produktifitas dan kinerja tinggi akan tercapai di semua level organisasi. Sebaliknya, jika ia abaikan fungsi ini, dijamin ia akan menderita kekosongan kepemimpinan. Setiap pemimpin harus mengambil peran ini secara proaktif dan dengan kesadaran yang tinggi. Akhirnya tujuan mengembangkan organisasi menjadi besar sesuai visi yang ditetapkan, terletak dipundak para pemimpin-pemimpin yang cakap.

Daftar Bacaan
1. Bahan Kuliah Effective Coaching And Councelling Skills, MPD UPH 2008, Oleh DR. P.M Marpaung M.Sc.
2. Bahan Training Coaching Councelling Effective Training, Sekolah Kristen IPEKA, Agustus 2008.
3. Dessler, Gary (2000): Human Resource Management, International Edition, 8th Ed. Prentice Hall, Inc., Upper Saddle River, New Jersey.
4. Nick Blanchard, Effective Training: System, Strategies and Practices.Prentice Hall, New Jersey. 1999.